Eingangspost digitalisieren
Eingangspost digitalisieren: Verzichten Sie künftig auf Papierberge!
Die digitale Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen ist teilweise schon vom Gesetzgeber vorgeschrieben, hat für Sie aber auch zahlreiche Vorteile. Stellen Sie sich vor, dass die Papierberge, die Sie täglich erreichen, einfach verschwinden. Sie müssen Ihre Eingangsrechnungen also nicht mehr in Ordner ablegen und haben somit viel mehr Platz in Ihren Aktenschränken. Stattdessen sind die Eingangsrechnungen auf Ihrem PC gespeichert, so dass Sie jederzeit bequem darauf zugreifen können. Möchten Sie das Eingangspost digitalisieren nicht selbst erledigen, übernehmen wir das gerne für Sie. Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie das Eingangspost digitalisieren genau abläuft und welche Vorteile sich daraus für Sie ergeben.
Briefpost digitalisieren: Schritt für Schritt erklärt
Post in Papierform ist zeitaufwändig und teuer. Allein aus diesen Gründen sollten Sie sich für das Briefpost digitalisieren entscheiden. Ihr Vorteil dann: In Ihrem Unternehmen kommen keine Rechnungen mehr in Papierform an, sondern ausschließlich digitale Dokumente. Das Post scannen übernehmen wir für Sie und übergeben Ihnen die Dokumente in digitaler Form noch am selben Tag. Damit wir das zeitnah erledigen können, holen wir Ihre Post zunächst ab oder lassen sie direkt zu uns umleiten. Danach sortieren wir Ihre Dokumente vor und kümmern uns zunächst um die wichtige Eingangspost. Nachdem alle Dokumente geöffnet wurden, werden Sie im sogenannten Stapelverfahren gescannt. Vorher versehen wir jede Eingangsrechnung mit einer fortlaufenden Nummer. Ist der Scanvorgang beendet, erhalten Sie Ihre Dokumente in digitaler Form. Die Original Unterlagen bewahren wir wahlweise bei uns auf oder übersenden Ihnen auch diese.
Ihre Vorteile im Detail
Kommen Ihre Eingangsrechnungen nicht mehr in Papierform an, sparen Sie nachweislich Zeit. Sie müssen die Post weder manuell öffnen noch in Ordner ablegen. Vielmehr sind Ihre Eingangsrechnungen direkt auf Ihrem PC gespeichert und alle Mitarbeiter können zu jeder Zeit darauf zugreifen. Suchen Sie nach einem bestimmten Vorgang, gestaltet sich das in Zukunft deutlich schneller. Damit bedeutet das Briefpost digitalisieren gleichzeitig eine Optimierung Ihrer internen Arbeitsabläufe. Wie Sie fortan auf Ihre digitalen Dokumente zugreifen können, stimmen wir genau mit Ihnen ab. Sie müssen also keine Angst haben, dass Sie Ihr bekanntes System verlassen müssen.
Warum aber das Post scannen und digitalisieren einem Fremdunternehmen überlassen und nicht im eigenen Betrieb ausführen? Ganz einfach: Wir haben uns auf diese Leistung spezialisiert und die entsprechende Technik dazu. Daher können wir die Digitalisierung sehr viel schneller erledigen. Sie müssen sich also weder um eine entsprechende Hard- und Software noch um qualifizierte Mitarbeiter kümmern. Selbst bei einem erhöhten Briefaufkommen erhalten Sie Ihre digitalen Dokumente durch uns zeitnah.
Die Verarbeitung des Posteingangs, das Ausdrucken von E-Mails und die Weiterleitung: All das kann sehr zeitintensiv sein. Vergessen Sie auch den erheblichen Verbrauch an Ressourcen nicht. Neben Papier benötigen Sie auch Ordner, Druckerpatronen und Umschläge. Alle diese Arbeitsmaterialien können Sie einsparen, wenn Sie sich für eine Digitalisierung Ihrer Eingangspost entscheiden. Das digitale Postmanagement ist daher auch eine umweltschonende Alternative, die zudem in Zeiten des Home Office immer mehr an Bedeutung zunimmt. Sparen Sie sich Transportwege, Herstellungskosten und Müllberge und gehen Sie mit einer Umstellung auf E-Post einen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.
Darum lohnt ein Umstieg auf die digitale Eingangspost
Es gibt gleich mehrere Gründe, warum Sie sich für eine Digitalisierung Ihrer Eingangspost entscheiden sollten. Sicher kennen Sie es aus der Praxis ganz genau: Die Eingangspost stapelt sich tagelang und man findet einfach keine Zeit, sie zu öffnen. Oder wichtige Dokumente wie Eingangsrechnungen oder ausgedruckte E-Mails werden verlegt und nicht mehr gefunden. All das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Eingangspost in unsere Hände legen. Wir übernehmen das Öffnen aller Briefe für Sie, sortieren diese nach Ihrer Dringlichkeit und versehen sie mit einer fortlaufenden Nummer. Dann scannen wir die Post für Sie ein und übersenden Ihnen diese zeitnah in digitaler Form. Dann können Sie auf Ihrem PC jederzeit darauf zugreifen und kein wichtiges Dokument geht mehr verloren. Sollten Sie wenig Platz in Ihren Aktenschränken haben, bewahren wir die Unterlagen gerne für Sie auf. Auch um das Vernichten zu gegebener Zeit kümmern wir uns gerne für Sie.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass das Bearbeiten der Eingangspost sehr anfällig für Fehler ist und enorm viel Zeit in Anspruch nimmt. Sparen Sie sich dieses Chaos ebenso wie Zeit und Kosten für die Postbearbeitung und entscheiden Sie sich stattdessen für unseren Service. Dann können Sie jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Unternehmenspost zugreifen. Egal ob als Start up oder als etabliertes Unternehmen: Die Digitalisierung Ihrer Eingangspost wird Ihre internen Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und optimieren.
Sind Sie auf unsere Leistungen wie das Post scannen und digitalisieren neugierig geworden und möchten diese gerne in Anspruch nehmen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und wir machen Ihnen ein individuelles Angebot. Wir sind nach DIN EN ISO 9001: 2015 zertifiziert und führen alle Ihre Aufträge sicher und zuverlässig aus. Selbstverständlich berücksichtigen wir dabei alle aktuellen Datenschutzbestimmungen.