Scanservice für Banken, Notare und Anwälte
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und das Scannen von Ein- und Ausgangsrechnungen in den meisten Betrieben längst an der Tagesordnung. Wie sieht es aber bei Banken, Versicherungen oder dem Notar aus? Wenn Sie in einem dieser Bereiche arbeiten, haben Sie es mit hochsensiblen Daten zu tun. Doch nicht nur das: Viele der Schriftstücke sind notariell versiegelt, was ein Einscannen deutlich erschwert. Genau hier kommen wir ins Spiel: Wir können nicht nur vertrauliche Dokumente, sondern auch Urkunden scannen. Wie gehen wir nun aber genau vor und welche Leistungen können Sie bei uns beauftragen?
Diese Leistungen erledigen wir für Sie
Wir kümmern uns für Sie um das sensible Dokumente Scannen ebenso wie um das Urkunden scannen und das Urkunden digitalisieren. Notarverträge mit Siegel scannen wir für Sie genauso wie Immobilienkaufverträge. Doch das Scannen ist nur die eine Seite: Wichtige Unterlagen müssen digitalisiert werden, so dass sie schnell und jederzeit griffbereit sind. Daher zählt auch das Urkunden digitalisieren zu unserem Leistungsspektrum. Urkunden verfügen über ein Siegel, das keinesfalls aufgebrochen werden darf. Ansonsten darf das Dokument nicht mehr als Originalurkunde angesehen werden. Zum Scannen solcher Urkunden ist daher ein Flachbettscanner erforderlich, den nicht alle Unternehmen besitzen. Sensible Dokumente scannen ist also gar nicht so einfach und erfordert auf jeden Fall teures Equipment. Neben dem Urkunden digitalisieren kümmern wir uns darum, dass Ihre Dokumente platzsparend auf diversen Medien gespeichert werden. Ihre Mitarbeiter müssen dafür nichts Neues erlernen, sondern können mit ihren altbewährten Systemen weiterarbeiten. Ihre Daten sind selbstverständlich vor einem unbefugten Zugriff Dritter optimal geschützt.
Die Vorteile des Dokumentenscannens und der Digitalisierung
Doch warum überhaupt wichtige Dokumente und Urkunden scannen? Einerseits erfüllen Sie damit die Anforderungen des Gesetzgebers. Es gibt aber noch einen weiteren wichtigen Grund, weshalb Sie Ihre Dokumente unbedingt einscannen und digitalisieren sollten: Die Arbeitsprozesse in Ihrem Büro werden dadurch deutlich optimiert. Sie werden künftig in der Lage sein, Dokumente schneller zu finden und auf diese zuzugreifen. Gleichzeitig werden Sie erstaunt sein, wie viel Platz Sie in Ihrem Büro haben. Dank der Digitalisierung fallen erstaunlich viele Papierberge weg und die Ablage in Ordnern gehört der Vergangenheit an.
Ihre Vorteile bei uns
Ihr wesentlicher Vorteil, wenn Sie durch uns sensible Dokumente scannen lassen: Sie müssen für diese Arbeit keine Mitarbeiter beschäftigen und Ihre Angestellten können sich um andere wichtige Dinge kümmern. Auch Personalengpässe, bedingt durch Krankheit oder Urlaub, müssen Sie dank unserer Hilfe nicht mehr befürchten. Selbstverständlich sind wir nach DIN EN ISO 9001: 2015 zertifiziert und führen alle Ihre Aufträge gewissenhaft und ordnungsgemäß aus.
Sonderfall Bauakten scannen
Neben dem Urkunden scannen und digitalisieren übernehmen wir auch gerne das Scannen wichtiger Bauakten für Sie. Egal ob DIN A7 oder DIN A0: Wir scannen Bauakten unterschiedlicher Größen, so dass Sie fortan gezielt auf diese zugreifen können. Wir bieten Ihnen auch eine kurzfristige Digitalisierung Ihrer Baupläne an. Bedenken Sie, dass diese aufgrund ihrer Größe nicht so einfach zu scannen sind wie das gewöhnliche DIN A4 Dokument. Wir scannen Ihre Baupläne bis zum Großformat DIN A0++. Während des Scanvorgangs können Sie dennoch jederzeit auf Ihre Unterlagen zugreifen und Einsicht nehmen. Ihr Geschäftsprozess wird also nicht gestört. Natürlich müssen Sie ähnlich wie bei den Notar- und Grundstücksverträgen keine Bedenken haben, dass Ihre sensiblen Daten in falsche Hände gelangen.
So läuft das Scanprojekt ab
Zunächst verraten Sie uns, welche Art der Dokumente wir für Sie scannen und digitalisieren sollen. Auf Grundlage dieser Angaben erstellen wir Ihnen ein kostenfreies Angebot. Stimmen Sie diesem zu, vereinbaren wir gemeinsam einen Termin, wann wir die Dokumente bei Ihnen abholen. Der Transport Ihrer Urkunden und Dokumente zählt zu unseren Leistungen ebenso wie da sichere Verpacken und Transportieren. Sie sehen: Sie müssen sich also keine Gedanken machen und sich um nichts selbst kümmern. Nach einer umfangreichen Datenerfassung und -indexierung kümmern wir uns um die eigentliche Aufarbeitung der Belege. Wir sortieren Ihre Dokumente und bereiten sie so für den Scanvorgang vor. Für den Scanvorgang verwenden wir ausschließlich hochwertige und leistungsstarke Geräte. Damit erreichen wir exzellente Scanergebnisse, die Sie mit Sicherheit überzeugen werden. Bei der Digitalisierung verwenden wir bevorzugt das PDF-Format, denn dieses hat sich in der Praxis am meisten bewährt. Dieses Dateiformat wird weltweit für den digitalen Versand genutzt.
Fazit: Als Bank, Versicherung oder Notar sind Sie von unseren Leistungen überzeugt und möchten diese gerne in Anspruch nehmen? Dann zögern Sie nicht, uns telefonisch oder per E-Mail zu kontaktieren. Gerne erstellen wir Ihnen ein kostenfreies Angebot. Dabei ist es egal, ob es sich um wichtige Urkunden, Grundstückskaufverträge, Notarverträge oder Baupläne handelt: Profitieren Sie von unseren vielfältigen Leistungen! Selbstverständlich scannen und digitalisieren wir nicht nur Ihre vertraulichen Notarverträge und Urkunden, sondern auch ganz gewöhnliche Belege wie Eingangsrechnungen oder Kassenbelege. Um diese zu scannen, entfernen wir die Büroklammern und Tackerklammern. Nach dem Scanvorgang bringen wir diese wieder an, so dass Sie die Belege im ursprünglichen Zustand wiederbekommen.